অফিসের কর্মদিবস শেষ হওয়ার আগের ১০ মিনিটকে অনেকেই তেমন গুরুত্ব দেন না। অথচ এই সময়টুকু কাজে লাগিয়ে দিনের কাজ পর্যালোচনা, পরের দিনের প্রস্তুতি এবং কর্মক্ষেত্রের প্রয়োজনীয় বিষয়গুলো গুছিয়ে নেওয়া সম্ভব। এতে পরের দিন কাজ শুরু করা আরও সহজ ও গোছানো হতে পারে।

বিশ্ব অর্থনৈতিক ফোরামের (WEF) প্রকাশিত একটি প্রতিবেদনে কর্মজীবনে সফল ব্যক্তিদের দিনের শেষ ১০ মিনিটের কিছু অভ্যাস তুলে ধরা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে দিনের কাজ পর্যালোচনা করা, পরের দিনের অগ্রাধিকার নির্ধারণ, ডেস্ক গুছিয়ে রাখা এবং সহকর্মীদের প্রয়োজনীয় আপডেট দেওয়া।

দিনের কাজের তালিকা আপডেট

দিনের শুরুতে তৈরি করা কাজের তালিকা দিনের শেষে একবার দেখে নেওয়া যেতে পারে। কোন কাজ শেষ হয়েছে, কোনটি অসম্পূর্ণ রয়েছে এবং কোন কাজের অগ্রাধিকার পরিবর্তন হয়েছে, তা নোট করে রাখলে পরের দিন কাজ শুরু করা সহজ হয়।

ডেস্ক ও কম্পিউটার গুছিয়ে রাখা

অগোছালো ডেস্ক কিংবা কম্পিউটারে ছড়িয়ে থাকা ফাইল পরের দিন কাজের শুরুতেই সময় নষ্ট করতে পারে। তাই দিনের শেষে প্রয়োজনীয় ফাইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে রাখা, অপ্রয়োজনীয় কাগজ সরিয়ে ফেলা এবং কর্মস্থল গুছিয়ে রাখার অভ্যাস কাজে মনোযোগ ধরে রাখতে সহায়তা করতে পারে।

দিনের অর্জনগুলো পর্যালোচনা

দিন শেষে শুধু অসমাপ্ত কাজের দিকে না তাকিয়ে সেদিন কী কী কাজ সম্পন্ন হয়েছে, সেটিও দেখা গুরুত্বপূর্ণ। এতে নিজের অগ্রগতি সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যায় এবং ব্যস্ত দিনের মধ্যেও অর্জনের বিষয়গুলো উপলব্ধি করা সম্ভব হয়।

পুরো দিন নিয়ে ভাবা

কোন কাজ ভালো হয়েছে, কোথায় সমস্যা হয়েছে কিংবা কোনো সিদ্ধান্ত আরও ভালোভাবে নেওয়া যেত কি না, দিনের শেষে সেসব বিষয় নিয়ে কিছুটা ভাবা যেতে পারে। নিয়মিত এমন পর্যালোচনা করলে ভুল থেকে শেখা এবং ভবিষ্যতে কাজের পদ্ধতি উন্নত করা সহজ হতে পারে।

জরুরি ই-মেইল ও বার্তা যাচাই

দিনের শেষ মুহূর্তে আসা সব ই-মেইল বা বার্তার উত্তর সঙ্গে সঙ্গে দেওয়া জরুরি নয়। কোন বার্তা তাৎক্ষণিকভাবে উত্তর দেওয়া প্রয়োজন এবং কোনটির উত্তর পরের দিন দেওয়া যাবে, তা নির্ধারণ করা যেতে পারে।

বিশেষ করে সংবেদনশীল বা বিস্তারিত আলোচনার প্রয়োজন এমন বিষয়ে ক্লান্ত অবস্থায় তাড়াহুড়ো করে উত্তর না দিয়ে পরের দিনের জন্য সময় নির্ধারণ করা ভালো।

শেষ মুহূর্তেও মনোযোগ ধরে রাখা

দিনের শেষে স্বাভাবিকভাবেই মনোযোগ কিছুটা কমে আসতে পারে। তাই অফিস ছাড়ার আগের সময়টুকু সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম, অপ্রয়োজনীয় কথাবার্তা কিংবা অন্য কোনো বিভ্রান্তি থেকে দূরে থেকে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো শেষ করার চেষ্টা করা যেতে পারে।

পরের দিনের প্রধান কাজ ঠিক করা

পরের দিন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দুই বা তিনটি কাজ কী হবে, তা আগের দিনই লিখে রাখা যেতে পারে। এতে সকালে অফিসে এসে নতুন করে অগ্রাধিকার নির্ধারণে সময় নষ্ট হয় না।

এ ছাড়া মাথায় ঘুরতে থাকা কাজগুলো লিখে রাখলে অফিসের বাইরে থাকার সময় কাজ নিয়ে অতিরিক্ত চিন্তা করার প্রবণতাও কিছুটা কমতে পারে।

অফিসের বাইরে যোগাযোগের সীমা নির্ধারণ

কাজ শেষ হওয়ার পর সবসময় অফিসের ই-মেইল, ফোন বা মেসেজের সঙ্গে যুক্ত থাকা প্রয়োজন নেই। প্রয়োজন অনুযায়ী কোন সময় পর্যন্ত যোগাযোগে থাকা হবে এবং জরুরি পরিস্থিতিতে কীভাবে যোগাযোগ করা যাবে, তা সহকর্মীদের জানিয়ে দেওয়া যেতে পারে।

এতে কর্মজীবন ও ব্যক্তিগত সময়ের মধ্যে একটি পরিষ্কার সীমারেখা তৈরি করা সহজ হয়।

পরের দিনের সময়সূচি দেখে নেওয়া

পরের দিন গুরুত্বপূর্ণ মিটিং, প্রেজেন্টেশন কিংবা নির্দিষ্ট সময়ের কোনো কাজ রয়েছে কি না, তা আগের দিন দেখে রাখা ভালো। এতে সকালে হঠাৎ কোনো গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্বের কথা মনে পড়ার ঝুঁকি কমে এবং মানসিকভাবে প্রস্তুত হয়ে দিন শুরু করা যায়।

সহকর্মীদের অপেক্ষায় না রাখা

কোনো সহকর্মীকে ফাইল, তথ্য বা সিদ্ধান্ত দেওয়ার কথা থাকলেও দিনের মধ্যে তা সম্ভব না হলে বিষয়টি জানিয়ে দেওয়া উচিত। কাজটি কখন করা সম্ভব হবে, সেটিও জানানো যেতে পারে। এতে অন্য ব্যক্তি অযথা অপেক্ষা করেন না এবং কাজের ধারাবাহিকতা বজায় থাকে।

সহকর্মীদের ধন্যবাদ জানানো

দিনের কাজে কোনো সহকর্মী সহযোগিতা করলে তাকে ধন্যবাদ জানানো ছোট একটি বিষয় হলেও কর্মপরিবেশে ইতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে। কৃতজ্ঞতা প্রকাশের এই অভ্যাস কর্মক্ষেত্রে পারস্পরিক সহযোগিতা ও সৌহার্দ্য বাড়াতে সহায়তা করতে পারে।

সহকর্মীদের বিদায় জানানো

অফিস থেকে বের হওয়ার সময় সহকর্মীদের বিদায় জানানোও কর্মক্ষেত্রে সৌহার্দ্য বজায় রাখার একটি সাধারণ অভ্যাস। এতে দিনের কাজ শেষ করে বের হওয়ার বিষয়টিও স্বাভাবিকভাবে জানানো হয়।

ইতিবাচক মনোভাব নিয়ে দিন শেষ করা

কাজের দিন যত ব্যস্তই হোক, অফিস থেকে বের হওয়ার আগে দিনের অর্জনগুলো মনে করা এবং পরের দিনের জন্য ইতিবাচক মানসিক প্রস্তুতি নেওয়া যেতে পারে। এতে কর্মদিবসের চাপ থেকে ব্যক্তিগত সময়ে ফিরে আসাও কিছুটা সহজ হতে পারে।

প্রয়োজন না থাকলে সময়মতো অফিস ছাড়ুন

প্রয়োজন না থাকলে অযথা দীর্ঘ সময় অফিসে অবস্থান করাকে বেশি উৎপাদনশীলতার প্রমাণ হিসেবে দেখা ঠিক নয়। কাজের সময়কে কার্যকরভাবে ব্যবহার করে সময়মতো অফিস থেকে বের হয়ে বিশ্রাম, পরিবার, ব্যক্তিগত কাজ ও ঘুমের জন্য পর্যাপ্ত সময় রাখা দীর্ঘমেয়াদে কাজের সক্ষমতা ধরে রাখতে সহায়তা করতে পারে।

শেষ ১০ মিনিটই হতে পারে পরের দিনের প্রস্তুতি

দিনের শেষ ১০ মিনিট শুধু অফিস ছাড়ার প্রস্তুতির সময় নয়। এই সময়টুকু ব্যবহার করে দিনের কাজ গুছিয়ে নেওয়া, অসমাপ্ত কাজ চিহ্নিত করা, পরের দিনের অগ্রাধিকার নির্ধারণ এবং প্রয়োজনীয় সহকর্মীদের আপডেট দেওয়া যায়।

তবে এসব অভ্যাসকে সফলতার নিশ্চিত সূত্র হিসেবে না দেখে কার্যকর কর্ম-অভ্যাস হিসেবে দেখা উচিত। প্রত্যেকের কাজের ধরন ও কর্মপরিবেশ ভিন্ন হওয়ায় নিজের প্রয়োজন অনুযায়ী অভ্যাসগুলো বেছে নেওয়াই বেশি কার্যকর।